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Google前高阶主管教你,在简报和电邮提高好感度的秘诀:以对方为中心

时间:2026-04-08 17:24 来源:未知 浏览: 次

作者:珍妮.伍德 Jenny Wood

认识新朋友其实很简单,但当我们被困在自己的思绪里、担心自己在他人眼中是什么模样时,便会感觉这件事变得困难重重。我们会变得拘谨又尴尬,而他人也会接收到这份尴尬,要建立连结就更加困难了。

多事的态度可以拯救这个局面。与其一心烦恼自己的衬衫是不是没扎好,不如去观察其他人。他们是谁?他们想要什么?每当你对认识陌生人感到紧张时─无论是约会、工作面试或职场相关活动─试著将注意力转向外界,从好奇心里头汲取信心。把社交当成一场学习之旅,而非硬著头皮「建立人脉」,会让这件事变得更轻松有趣,也更有成效。若你每遇见一个人就急著将对方归类为「机会」或「浪费时间」,只会让自己变得狭隘且畏缩不前。放下从对方身上得到些什么的想法,转而燃起你对他们的好奇心吧。

「当他人对我们感兴趣,我们才对他们有兴趣。」这是叙利亚诗人普布利乌斯.西鲁斯(Publilius Syrus)两千多年前写下的话,戴尔.卡内基(Dale Carnegie)在近一世纪前引用过,而今天的我们仍在担心著自己的面子问题,而忘了去探究他人的世界。

在社交场合笨拙、性格内向的人─我在很多时候正是如此─常会为此纠结。我们非但不去克服焦虑,反而告诉自己,主动去结识那些可能对我们有帮助、可以拓展我们人生丰富度的人,是不真诚且贪婪的,甚至有些不道德。但就逻辑而言,这个想法根本荒谬至极。人们之所以愿意帮助他人,往往出于自利的原因,即便其中一个原因是助人能带来一种温暖的利他主义感受。但利他主义并不总是所有的真相。倘若有人给了你一份工作,那是因为你能填补他们的角色空缺;假使有人投资你的公司,那是因为你提供他们一个投资机会;如果有人向你购买商品,那是因为你帮他们解决了一个需求;要是有人邀请你约会,那是因为可以获得和「你」这个特别的人相处的时光。

逻辑虽然清楚明确,却未必能化解内心的困扰。就算我们理性上知道每段人际连结的价值都是双向的,仍可能感到不纯粹,导致我们在产业会议的休息时间,光是想开口跟人闲聊都觉得尴尬又纠结。毕竟,没有人想成为那个向知名演员送上帐单时,还把自己写的原创剧本一起塞过去的服务生。

如果你让多事来带路,就能避开这些内心防卫机制。当你把注意力从自己想要获得什么,转移到对方的兴趣、想法与经验时,就能卸下压力,让这段互动重拾真诚。如此一来,对方是否能在你的职涯中帮助你这件事,就变成次要的了,而你想了解对方的真心实意才是此刻的重点。

这里提供一个额外加分的小技巧:想强化一段新的人际连结,就要事先做好功课。当你知道即将与某人会面,不妨透过共同认识的人先行了解对方背景,若行不通,也可以用谷歌搜寻对方的相关资料。这又是一件乍看之下有点怪、但逻辑上毫无问题的事,如果他们不希望自己的经历被看到,又怎么会放上领英?如果他们在社群媒体上的发文不希望被你找到,又怎么会设定公开?当然,查到的资讯别用笨拙的方式说出来,例如:「你星期六去海边玩,看起来很开心呢!」不如指出一个你们的共同兴趣或经历:「你也弹吉他?我也是!你是Fender派还是Gibson派?」准备得愈充分,你就会愈放松、愈有自信。

这里完全没有任何自私或算计对方的意味(指原本的负面含意)。事先了解对方的背景,其实也是在帮对方一个忙。美国总统在每次会议前,都会有人先向他进行简报,就是为了避免尴尬失误。要是我们每个人都有幕僚团队,也许就能减少出糗机率。多事一点,有助于你能更有效地贡献,并与他人建立更深刻的连结。

我五岁时,妈妈带我去书店。我们是那里的常客,所以老板娘琳达认识我们。

「瑞琪,你怀孕了怎么都没说!」

「我没有怀孕,」妈妈爽快地说,「我只是变胖了!」

没有人想成为那一刻的琳达,她当场脸红语塞。像这样的失言状况,通常只要谨慎些就可以避免。你也可以多事一点,提前搜集资讯,就算只是上网搜索个三分钟也比完全没有好。(老妈授权我写出上述小故事,还补充说,那次尴尬的经历激励她减掉了多余体重。)

⮕以对方为中心

不管是写一封电子邮件,或是向群众演讲,我们都很容易把重点放在我想从这件事中得到什么:

• 我想要他们录取我。

• 我想拿到下一轮创投资金。

• 我想博得满堂彩……这样下次才能开更高的演讲酬劳。

发挥多事的精神,针对你的受众进行换位思考,无论是你的收件者、评估你的事业的创投家,或是坐在台下听你简报的团队。他们花费宝贵的时间阅读你的文字、聆听你的简报、观看你的表现,你难道不应该知道他们在想什么吗?要达成你希望的结果,就要先弄清楚对方的期望,然后超额达成。暂时停止思考你自己想从这次交流中得到什么,把注意力放回对方身上。

打从出生开始,我们就习惯专注于自己的需求和渴望,所以要改掉这个倾向并不容易。这里有个简单的著手方法:下一次写邮件时,避免使用我开头的句子。这听起来有点简单过头了,但你可以看看这个小小的改变会带来什么不同。

先来看一般常见的写法:

嗨,亚当,

我超爱你送来的礼盒!

我也很开心能为你们团队进行这次的培训课程,毕竟,职涯发展是我热爱的领域。我真的很享受帮助他人达成目标的感觉,谢谢你邀请我。

下次,我很希望能让你们试一下我目前正在开发的新领导力培训课程,那对于优化课程也会很有帮助。

──珍妮

现在,换成以「你」为中心的版本:

嗨,亚当,

非常谢谢你送来的礼盒。

你的团队真的是很棒的一群伙伴,你让我们的合作过程既愉快又效果绝佳。

再次感谢你给我这个机会协助你们团队达成目标。

目前正在开发中的新领导力培训,或许能对你们有所帮助,下回若有需要,我可以第一时间提供试用。

──珍妮

范例一总共有七个「我」,范例二则只有二个,但用了四个「你」。不觉得很神奇吗?想传达的是同样的心意,只是少用几个「我」,对方读起来的感受就有显著不同。当你把注意力放在对方身上,就会以全新的方式吸引他们的注意。他们会感受到那份温暖,态度也会随之改变。让他们成为主角,这样你们双方都能获益。

要做到这一点并不难─只需要一些刻意和花几分钟修改即可。久而久之,以「我」当开头的句子会开始让你感觉不自然。而写作只是其中一个你能换位思考的领域。或许你在向上级演绎简报时,总觉得不自在,担心自己听起来不够专业,担心有限的时间内表达不了所有重点,也担心你给人的印象不符理想。这些担忧愈多,愈是分散你对听众的注意力,你也愈难达成目标。

当麦克风在你手上时,不妨用「以对方为中心」的方式进行,于下一次简报时,额外加入一个提问,如「你们第三季的首要目标是什么?」或「在合作上,我们还有哪些地方可以再改进?」只需要在简报投影片上用大字体列出一个开放性问题,就能够吸引听众参与,且若你认真听取答案,还能帮助你更了解他们的需求。在急切想要「用简报大获全胜」的过程中,暂停一下,给自己一点喘息的空间,也让听众有时间消化你说的话。这些内容对你来说也许很熟悉,但对他们而言却是全新的讯息。

本文摘录自时报出版的《放胆追求:Google前高阶主管的职涯洞察,把9个束缚化为成功的推力》

作者:珍妮.伍德 Jenny Wood

曾任谷歌(Google)高阶主管、现为《财星》五百强企业顾问、「你的职涯属于你」(Own Your Career)课程创办人、演说家、作家、母亲与飞行员。她也是所向无敌的信心激励专家,致力于帮助人们化不可能的梦想为可能。多年前,伍德在地铁上迫切追逐一位迷人的陌生男子、主动给了他自己的电话号码,最终与他结婚,并从此矢志永远都要鼓起勇气去追求自己人生中想要的一切。她的文章散见于《哈佛商业评论》(Harvard Business Review)、《企业家》(Entrepreneur)、《Inc.》和《富比士》(Forbes)等杂志。她在布兰迪斯大学取得经济学与国际商务学士学位,并曾任哈佛商学院研究助理。如今,她与丈夫和两个孩子住在科罗拉多州波德市。


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